Un modelo de empresa flexible

El 80% de nuestro equipo tiene una fuerte orientación técnica hacia los sistemas de la información y utiliza Scrum, una metodología muy común entre las empresas tecnológicas que asegura el desarrollo ágil de software y tiene muy buen match con el home office. 

El equipo trabaja, al igual que muchas otras oficinas, de lunes a viernes de 9 a 18 horas. Pero, cada integrante lo hace desde su casa. Hay excepciones, como las visitas de los equipos de desarrollo a los clientes una vez por semana y los terceros viernes de cada mes cuando se realiza una reunión presencial de todo el plantel para compartir novedades y distenderse.

Además, en relación a la productividad y los costos, sabemos que el trabajo remoto – bien administrado – trae enormes beneficios; incluso a la hora de ofrecer un valor diferencial en la captación de talentos. 

En el contexto del COVID-19, si bien no tuvimos que cambiar la metodología de trabajo, activamos el protocolo de contextos críticos y formamos un equipo interdisciplinario. Nunca subestimamos lo que estaba ocurriendo, sabíamos que esto iba a ser proceso largo y que iba a tener impacto, tanto a nivel interno como externo.

Por eso, establecimos un plan de acciones claro y transmitimos el mensaje de que la continuidad está asegurada: en los puestos de trabajo, en los salarios y en el negocio. 

También realizamos una orientación sobre cómo abordar los vínculos empresa-colaborador y empresa-cliente, los que se podrían desgastar en situaciones de estrés como la actual.  

Dudas frecuentes: follow up y seguridad informática

Una de las preocupaciones comunes de las empresas más tradicionales sobre el trabajo remoto es cómo poder mantener la interacción y el seguimiento de los proyectos con los equipos. Sin embargo, en flexibility sabemos que hay tres estrategias que siempre funcionan: 

• Conciliar rutinas diarias de conversación con el equipo.
• Dar visibilidad al mapa de los proyectos.
• Ayudar a priorizar e ir directamente hacia los objetivos (cortos, claros y alcanzables).

En nuestro caso, implementar OKRs en 2020 fue una gran decisión estratégica para desafiarnos, entender qué es lo importante, cómo vamos a medir nuestros avances y construir colectivamente. Esta metodología es una gran herramienta para los líderes de gestión.

Otro de los miedos que surgen en algunas compañías es cómo mantener la confidencialidad de su información de manera remota. Pero siempre hay soluciones disponibles, implementando los lineamientos y recomendaciones de los especialistas de seguridad.

Si son cloud, se recomiendan habilitar los mecanismos de autenticación múltiple (2FA o MFA), ya que agrega un factor de validación adicional al usuario y la contraseña. También, es preciso utilizar el envío de correos cifrados utilizando PGP. En el caso de conectarse a una red corporativa, es clave utilizar un túnel VPN. 

5 claves para mantener la motivación del equipo

Ya tenemos una nueva metodología, los objetivos establecidos y la seguridad informática controlada. Ahora, ¿cómo mantenemos la productividad del equipo en un contexto anómalo?

En flexibility, todos los departamentos aportaron iniciativas, que luego se transformaron en un Plan de Acciones y Comunicación del área de Recursos Humanos y Comunicaciones:

• Crear/habilitar mecanismos de atención y resolución de dudas. Más que nunca hay que atender las consultas porque la espera genera angustia.
• Crear/habilitar juegos: colaborativos con objetivos grupales o de competencia.
• Dosificar la información: trabajar la frecuencia, revisar qué comunicamos y cuándo.
• Crear/habilitar espacios para recibir recomendaciones, propuestas de mejora, etc. Sirven como termómetro a nivel individual/grupal.
• Crear/habilitar incentivos, ya sean emocionales o económicos.

Cada empresa tiene su particularidad y no todas las soluciones son aptas en distintos contextos. Sin embargo, sabemos que las crisis nos plantean desafíos para superarnos. Y hoy, en un escenario en el que las formas tradicionales están en jaque en todo el mundo, tal vez sea momento de adaptarnos y dar paso a nueva realidad.

Para conocer más sobre cómo trabajamos en flexibility, hacé click acá.